Otel E-posta Pazarlama Yönetimi: Misafir Listeniz OTA’da Değil, Sizde Kalsın

Misafir bir sonraki seyahatinde yine OTA üzerinden gelirse, aynı misafir için sözleşmenizdeki komisyon oranını bir kez daha ödersiniz. İzin vermiş misafirlerden oluşan kendi listeniz ise araya bir platform girmeden ulaşabildiğiniz kanaldır. Bu listenin neden OTA’ların sahip olamadığı bir varlık olduğunu ayrı bir yazıda anlattık; bu sayfa, o listeyi sizin için nasıl kurup yönettiğimizi anlatıyor.

Otel E-posta Pazarlama Yönetimi Neleri Kapsar?

• Platform kurulumu. Çoğu bağımsız otel için Mailchimp ile başlarız. Platform ücretini doğrudan platforma siz ödersiniz; bize uğramaz.
• Mevcut kayıtların ayrılması. Elinizdeki misafir adreslerini kampanya izni olanlar ve olmayanlar diye ayırırız. İzni olmayan adrese kampanya gitmez.
• İzin metinleri ve formlar. Web sitesi, varış öncesi form, check-in ve Wi-Fi girişi için kısa ve açık izin metinleri.
• Otomatik akışlar. Rezervasyon sonrası, varış öncesi ve konaklama sonrası e-postalar. Bir kez kurulur, her rezervasyonda kendiliğinden çalışır.
• Segmentler. Aile, çift, iş seyahati, tekrar gelen misafir: her gruba kendi teklifi.
• Sezonluk kampanya takvimi ve aylık rapor.

Her otelde hangi akışların olması gerektiğini otel e-posta otomasyonunun 5 temel akışı yazısında tek tek anlattık.

Rezervasyon Getiren Otomatik Akışlar

Otel e-posta pazarlaması denince çoğu zaman aylık bülten akla gelir. Asıl işi ise misafirin konaklama takvimine bağlı, kendiliğinden çalışan akışlar yapar.

• Rezervasyon sonrası. Rezervasyon özeti, giriş saati, ulaşım ve otopark bilgisi. Kampanya izni veren misafire oda yükseltme ya da erken giriş gibi bir ek hizmet teklifi de bu e-postada yer alabilir.
• Varış öncesi. Girişten birkaç gün önce: bölge önerileri, özel istek formu ve süreli bir ek hizmet teklifi. Misafir artık yolculuğunu planlıyordur.
• Konaklama sonrası. Teşekkür, yorum daveti ve bir sonraki konaklama için doğrudan rezervasyona özel bir avantaj. Bu akışın ayrıntısı tekrar rezervasyon kampanyaları yazısında.
• Sezonluk kampanyalar. Otomatik akışların dışında; yaklaşan tatiller, bölge etkinlikleri ve sınırlı paketler için planlı gönderiler. Takvimi sezonluk kampanya planı yazısındaki gibi kurarız.

OTA Misafirinin E-postası: Takma Ad Sorunu

Booking.com, misafirin gerçek e-posta adresini otelle paylaşmaz; iki taraf da yalnızca @guest.booking.com ile biten bir takma ad görür (Booking.com Partner Hub). Bu adres rezervasyon hakkında yazışmak içindir; misafir size kampanya izni vermediği sürece listenize girmez. Gerçek adresi ve izni, misafir otelinizle temas ettiğinde kendisinden alırsınız:

• Varış öncesi form. Varış saatini, otopark ihtiyacını ve özel istekleri soran kısa bir form; doğrudan e-posta adresi ve ayrı bir kampanya izni kutusuyla.
• Check-in. Resepsiyonda tek cümlelik bir soru ve misafirin onayladığı kısa bir izin metni. Baskı yok.
• Wi-Fi girişi. Giriş ekranında isteğe bağlı bir liste kaydı kutusu.
• Çıkışta karekod. Odada ya da faturada: "Bir sonraki konaklamanızda doğrudan rezervasyona özel avantajlar için listemize katılın."

OTA misafirini bu yollarla listeye almanın adımlarını OTA misafirini doğrudan aboneye çevirme yazısında, abone olduktan sonraki akışları da OTA misafirini doğrudan rezervasyona taşıyan 3 akış yazısında anlattık.

İzin, İYS ve KVKK

Türkiye’de kampanya e-postası ticari elektronik iletidir ve alıcıya ancak önceden onayı alınarak gönderilebilir (6563 sayılı Kanun, md. 6). Misafir iletişim bilgisini kendisiyle iletişime geçilmesi için verdiyse, aldığı hizmetteki değişiklik ve kullanıma yönelik iletiler için ayrıca onay gerekmez. İndirim, paket ve tekrar rezervasyon teklifi ise onay ister. Rezervasyon özeti gibi bilgilendirme e-postalarını kampanyalardan bu yüzden ayrı kurarız.

• İYS kaydı. Ticari ileti göndermek isteyen işletme İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) kaydolur; İYS’de onayı bulunmayan alıcıya ticari ileti gönderilemez. İYS dışında alınan onaylar üç iş günü içinde İYS’ye kaydedilir, kaydedilmeyen onay geçersiz sayılır (Resmî Gazete, 4 Ocak 2020). Bu kaydı oteliniz kendisi ya da Bakanlıkça yetkilendirilmiş bir İYS entegratörü üzerinden yapar; biz formları ve akışları bu adıma göre kurarız.
• Ret hakkı. Misafir istediği an listeden çıkabilir. Ret yolu her e-postada kolay ve ücretsiz olmalı; talep geldikten sonra en geç üç iş günü içinde gönderim durur (6563 sayılı Kanun, md. 8).
• E-postanın içeriği. Tanıtıcı bilgi (tacirse ticaret unvanı ve MERSİS numarası), en az bir iletişim bilgisi ve içerikten anlaşılmıyorsa konu satırında "kampanya" ya da "tanıtım" gibi bir ibare (Ticaret Bakanlığı SSS).
• Aydınlatma. E-posta adresini alırken misafiri aydınlatmak, KVKK’nın 10. maddesine göre veri sorumlusu olarak otelin yükümlülüğüdür (KVKK Aydınlatma Rehberi).

Nasıl Çalışıyoruz?

Formu doldurursunuz. Misafir hacminize, kampanya sıklığına ve rezervasyon sisteminizin kaldırabildiği otomasyona göre kapsamı çıkarır; sabit kapsamlı, başlangıç tarihi belli, yazılı bir teklif göndeririz. Kurulumdan sonra akışlar kendiliğinden çalışır; sezonluk kampanyaları ve aylık raporu biz yürütürüz. Platform ücretini doğrudan platforma siz ödersiniz.

Otel web sitelerini ve e-posta programlarını, Designodin Türkiye’nin 2016’dan bu yana 120’den fazla müşteriyle yürüttüğü işin bir parçası olarak kuruyoruz. Web sitesi, rezervasyon sistemi, Google Ads ve sosyal medya tarafını da aynı ekip yürütür: bağımsız oteller için tüm hizmetlerimiz.

Ya da iletişim sayfamızdan bize ulaşın.

Sonuçlar işletmeye, pazara, liste büyüklüğüne ve uygulamaya göre değişir.

Sık Sorulan Sorular

Otel e-posta pazarlama yönetimi neleri kapsar?

Platform kurulumu, mevcut misafir kayıtlarının izin durumuna göre ayrılması, izin metinleri ve formlar, otomatik akışlar (rezervasyon sonrası, varış öncesi, konaklama sonrası), segmentler, sezonluk kampanyalar ve aylık rapor.

Hangi e-posta platformunu kullanıyorsunuz?

Çoğu bağımsız otel için Mailchimp ile başlarız. Platform ücretini doğrudan platforma siz ödersiniz; bu ücret bize uğramaz.

Booking.com misafirlerinin e-posta adresine ulaşabilir miyiz?

Booking.com gerçek adresi paylaşmaz; yazışma takma ad üzerinden yürür. Gerçek adresi ve kampanya iznini varış öncesi formda, check-in’de, Wi-Fi girişinde ya da çıkışta misafirin kendisinden alırsınız.

Misafire kampanya e-postası göndermek için izin gerekiyor mu?

Evet. Kampanya e-postası ticari elektronik iletidir; önceden onay gerekir ve onayın İYS’de kayıtlı olması gerekir. Rezervasyon özeti gibi bilgilendirme e-postalarını bu yüzden kampanyalardan ayrı kurarız.

Rezervasyon motoru olmadan e-posta pazarlama işe yarar mı?

Tekrar rezervasyon teklifi bir sayfaya gider. O sayfada rezervasyon motoru yoksa misafir rezervasyonu yine OTA’da yapar. Önce doğrudan rezervasyon altyapısını kurmanızı öneririz.

Neden fiyat yayınlamıyorsunuz?

Kapsam otelden otele değişir: misafir hacmi, kampanya sıklığı, rezervasyon sisteminizin kaldırabildiği otomasyon. Bu yüzden her otel için sabit kapsamlı, yazılı bir teklif gönderiyoruz.